Transfer Policy

01) Seniority of railway employees is not affected by considering transfers within the same seniority unit on self-request. Such requests are typically based on family or educational facilities, etc. Where there are popular stations within the same seniority unit and railway employees request transfers from there, the prescribed minimum duration of service and the authorized number of staff should be ensured. For such transfer requests, the registration process will be followed for transferring to popular stations.

02) Transfer requests on Own-request should be handled in an organized manner, and there should be no room for any complaints in the minds of employees regarding the handling of their requests. If there is a vacancy in the cadre where the employee wishes to be transferred, the request should be accepted immediately, and cadre authorities where the transfer is to be made should be informed without any difficulty. Proper registration should be maintained in the appropriate register for transfers on self-request in Division/ Workshop/ Zonal headquarters units.

03) Approval from all sources and an order for transfer should be issued after obtaining permission from the new unit, where transfers include a separate unit of seniority within the same railway or a transfer to another division. Permission for transfer requests is only granted in initial recruitment grades or in intermediate grades with an element of direct recruitment at a lower seniority. Before requesting a transfer to another zonal railway, an employee must complete at least five (05) years of service, including the probation period, wherever prescribed. However, with the advice of recognized trade unions, considering the necessity for appointments to crucial positions for the operation of continuous train services, in non-gazetted category, for specific categories, the minimum service period for inter-railway transfers can be increased from 5 years to 10 years

Employees must possess the specified educational qualifications for direct recruitment in the grade they wish to be transferred to. In this manner, transferred employees to the new unit will be arranged against the direct recruitment quota vacancies, without considering their seniority, previous unit’s service tenure, or status. The determination of the related grade for the employees, both permanent and temporary, joining on their date of inclusion in the new unit, will be made below.

No orders for transfer in the intermediate grade on personal requests should be given where all vacancies are completely filled with promotions of employees in lower grades.

Such requests should only be considered in rare cases when extraordinary circumstances warrant, and GMs of non-gazetted railway employees can decide to permit transfers on the basis of out-of-turn consideration, provided that the NOC has been obtained from the accepting railway and it has been approved by the competent authority in the original railway.

4) For transfers of sports quota recruited players from one railway/unit/division to another railway/unit/division, the following instructions will apply to all zonal railways and units:

(i) Eligibility conditions:

1. a) Minimum five years of service in the railways, including the examination period, training period, wherever prescribed, must be included.
2. b) The person must be a regular employee.

(ii) The exceptions to the conditions mentioned in para (i) above can be made under the following circumstances:

1. a) When the player’s spouse is a Central Government/State Government/Public Sector employee, and the player requests for a transfer to the location of their spouse.
2. b) When a player suffers from a serious physical and metal ailment which renders them unfit for competitive sports and they wish to be transferred to another location where better medical facilities for the ailment are available.
3. c) When a player requests for mutual transfer on a reciprocal basis from one railway/division/unit to another railway/division/unit, provided both employees are players.

(iii) The inter-railway/inter-divisional/inter-unit transfer of players will be within the capacity of the General Manager of that railway, and the decision will be taken only after their personal approval.

(iv) On the employee’s request, players who win medals in recognized international championships after joining the railways may be granted a relaxation of five years in the condition of five years of service for inter-railway transfer, as per the decision of the Railway Board.

(v) Intra-railway transfers from one division/unit to another division/unit within the same railway can be decided by the respective General Manager, as is done in the cases of other non-gazetted railway employees.

(vi) General conditions governing transfers on employees’ own request will apply to all cases of transfer on request, such as specified educational qualifications for recruitment to the category/grade for which transfer is sought, assignment of lower seniority, etc., as demanded for the transfer.

(vii) However, since players are recruited in Technician Grade III with three years of service training, they may also be allowed inter-railway transfer on lower seniority after completion of three years of training.

5) According to Para 312 of IRIME, Section-I, one-sided transfer requests take effect in the “relevant grade.” The expression “relevant grade” refers to the grade where direct recruitment element exists. The decision of whether the grade is relevant for a one-sided transfer or not can be determined by the GM.

6) It may not be desirable/practicable to grant seniority in the new unit to the transferred employee from the date of approval of the transfer when the employee is actually working in the original unit. Every effort should be made to relieve the employee. If there is a delay in relieving, the specific reasons for the delay should be kept before the Senior DPO/WPO by DRM/CWM.

7) The Railway Board has decided that the NOC issued by the receiving railway should be valid for a period of six months, and if the transfer of the concerned employees does not take place within this period, the NOC should be mandatory revalidated in such cases. Only after the revalidation of NOC, the employees should be relieved for transfer.

8) Railway should consider such inter-railway transfer requests where there is a reasonable possibility of the railway accepting the transfer demand, ensuring that the concerned employees are relieved promptly in cases of approval by the railway for transfer. When doing so, attention should be paid to various factors like inter-divisional/inter-railway transfers, induction into the cadre through promotion/other railways/divisions/units, and inclusion in the RRB indent, so that the concerned employee can be relieved promptly once NOC is received.

स्वयं के अनुरोध के आधार पर स्थानांतरण (Own Request Transfer) के सामान्य नियम एवं दिशा निर्देश

1. वरिष्ठता की एक ही यूनिट के भीतर स्वयं के अनुरोध पर स्थानांतरण के विचार करने पर रेलवे कर्मचारियों के वरिष्ठता का नुकसान नहीं होता है।

 ऐसे अनुरोध आम तौर पर पारिवारिक सुविधा या शैक्षिक सुविधाओं आदि पर आधारित होते हैं। जहां वरिष्ठता की एक ही यूनिट के भीतर अलोकप्रिय स्टेशन हैं और वहां से रेलवे कर्मचारियों ने स्थानांतरण की मांग करते  है तो ऐसे स्टेशनों पर सेवा की निर्धारित न्यूनतम अवधि और कर्मचारी के अधिकृत संख्या  सुनिश्चित  किया जाना चाहिए।  ऐसे स्थानांतरण की मांग के लिए, लोकप्रिय स्टेशन पर स्थानांतरित करने के लिए पंजीकरण की प्रक्रिया अपनाई जाएगी।

2. स्वयं के अनुरोध पर स्थानान्तरण के अनुरोधों को व्यवस्थित तरीके से निपटाया जाना चाहिए और उनके अनुरोध को हैंडिलिंग के संबंध में कर्मचारियों के मन में किसी भी तरह की शिकायत का अवसर नहीं होना चाहिए ।

यदि कर्मचारी जिस स्थान पर स्थानांतरण चाहता है, उस कैडर में कोई रिक्ति मौजूद है, तो अनुरोध को तुरंत स्वीकार करने और जहां से स्थानांतरण किया जाना है के कैडर अधिकारियों को सूचित करने में कोई कठिनाई नहीं होनी चाहिए । स्वयं के अनुरोध पर स्थानान्तरण के लिए डिविजन/ कार्यशाला/ जोनल मुख्यालय की इकाइयों में उचित रजिस्टर मेंटेंन किया जाना चाहिए।

3. सभी स्रोतों से मंजूरी और नई यूनिट द्वारा स्वीकृति के बाद स्थानांतरण का आदेश दिया जाना चाहिए, जहां अनुरोधों में उसी रेलवे या दूसरे रेलवे पर वरिष्ठता की एक अलग यूनिट या दूसरे डिवीजन में स्थानांतरण शामिल है।

अनुरोध स्थानांतरणों की अनुमति केवल प्रारंभिक भर्ती ग्रेडों या ऐसे मध्यवर्ती ग्रेडों में दी जाती है जिनमें निचली वरिष्ठता पर सीधी भर्ती का तत्व होता है।

किसी कर्मचारी को किसी अन्य जोनल रेलवे में स्थानांतरण का अनुरोध करने से पहले परिवीक्षा अवधि, प्रशिक्षण अवधि, जहां भी निर्धारित हो, सहित रेलवे सेवा के कम से कम पांच (05) वर्ष पूरे करने आवश्यक हैं। हालाँकि, महाप्रबंधक, मान्यता प्राप्त ट्रेड यूनियनों के परामर्श से, सुचारू ट्रेन संचालन के लिए महत्वपूर्ण पदों पर नियुक्ति की आवश्यकता को ध्यान में रखते हुए, गैर-राजपत्रित संवर्ग में विशिष्ट श्रेणियों के लिए अंतर-रेलवे स्थानांतरण के लिए न्यूनतम सेवा अवधि को 5 वर्ष से बढ़ाकर 10 वर्ष कर सकते हैं।

कर्मचारी के पास उस ग्रेड के लिए सीधी भर्ती के लिए निर्धारित शैक्षणिक योग्यता होनी चाहिए, जिस पर वह स्थानांतरण चाहता है।

इस प्रकार स्थानांतरित किए गए कर्मचारी को नई यूनिट में सीधी भर्ती कोटा रिक्ति के विरुद्ध समायोजित किया जाना है और उसकी वरिष्ठता, पूर्व यूनिट में उनकी सेवा अवधि और स्थिति की परवाह किए बिना, नई यूनिट  में सभी मौजूदा कर्मचारियों – स्थायी या तदर्थ, उनके शामिल होने की तिथि पर संबंधित ग्रेड में तय की जानी है के, नीचे रहेंगी ।

मध्यवर्ती ग्रेड में व्यक्तिगत अनुरोध पर किसी भी स्थानांतरण का आदेश नहीं दिया जाना चाहिए जहां सभी रिक्तियां पूरी तरह से निचले ग्रेड में कर्मचारियों की पदोन्नति से भरी जाती हैं।

ऐसे अनुरोधों पर केवल रेयर केस में जब असाधारण परिस्थितियों पर विचार करना आवश्यक हो, जीएम गैर-राजपत्रित रेलवे कर्मचारियों के अनुरोध स्थानांतरण को आउट-ऑफ-टर्न आधार पर अनुमति देने का निर्णय ले सकते हैं , जहां स्वीकृत रेलवे से एनओसी प्राप्त हुई हो और मूल रेलवे में सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित किया गया हो।

4. एक रेलवे/ यूनिट/ डिवीजन से दूसरे रेलवे/ यूनिट/ डिवीजन में खेल कोटा के तहत भर्ती किए गए खिलाड़ियों के स्थानांतरण मामलों पर विचार करने के लिए निम्नलिखित निर्देश सभी क्षेत्रीय रेलवे और इकाइयों में लागू होंगे:

(i) पात्रता शर्तें: –

अ) रेलवे में कम से कम पाँच वर्ष की सेवा, जिसमें परिवीक्षा अवधि, प्रशिक्षण अवधि, जहां भी निर्धारित हो, शामिल है

ख) व्यक्ति नियमित कर्मचारी होना चाहिए;

(ii) उपरोक्त पैरा (i) में उल्लिखित शर्तों के अपवाद निम्नलिखित परिस्थितियों में किए जा सकते हैं: –

क) जब खिलाड़ी का जीवनसाथी केंद्र सरकार/ राज्य सरकार/ सार्वजनिक क्षेत्र का कर्मचारी हो, और खिलाड़ी अपने जीवनसाथी के स्थान पर स्थानांतरण का अनुरोध करता हो;

ख) जब कोई खिलाड़ी किसी गंभीर शारीरिक और धातु की बीमारी से पीड़ित हो जाता है, जिससे वह प्रतिस्पर्धी खेलों के लिए अयोग्य हो जाता है और वह किसी अन्य स्थान पर स्थानांतरित होने की इच्छा रखता है, जहां बीमारी के लिए बेहतर उपचार सुविधाएं उपलब्ध हों; और

ग) जब खिलाड़ी एक रेलवे/ डिवीजन/ यूनिट से दूसरे रेलवे/ डिवीजन/ यूनिट में पारस्परिक आधार पर अपने स्थानांतरण के लिए अनुरोध करते हैं, बशर्ते कि ऐसे दोनों कर्मचारी खिलाड़ी हों।

(iii) खिलाड़ियों का अंतर-रेलवे/ अंतर-मंडल/ यूनिट स्थानांतरण उस रेलवे के महाप्रबंधक की क्षमता के भीतर होगा और उनकी व्यक्तिगत मंजूरी के बाद ही निर्णय लिया जाएगा।

(iv) कर्मचारी के अनुरोध पर, रेलवे में शामिल होने के बाद मान्यता प्राप्त अंतरराष्ट्रीय चैंपियनशिप में पदक जीतने वाले खिलाड़ियों को अंतर-रेलवे स्थानांतरण के लिए पांच साल की सेवा शर्त में छूट, रेलवे बोर्ड द्वारा दिया जा सकता है।

(v) एक ही रेलवे के भीतर एक डिवीजन/ यूनिट से दूसरे डिवीजन/ यूनिट में स्थानांतरण के मामलों में छूट संबंधित महाप्रबंधक द्वारा तय की जा सकती है जैसा कि अन्य अराजपत्रित रेलवे कर्मचारियों के मामले में किया जाता है।

(vi) खिलाड़ियों के स्वयं के अनुरोध पर स्थानांतरण के सभी मामलों में, अनुरोध स्थानांतरणों को नियंत्रित करने वाली सामान्य शर्तें, जैसे उस श्रेणी/पद पर भर्ती के लिए निर्धारित शैक्षणिक योग्यताएं, जिसके लिए स्थानांतरण की मांग की गई है, निचली वरिष्ठता का असाइनमेंट आदि, खिलाड़ियों के स्वयं के अनुरोध पर स्थानांतरण के सभी मामलों में लागू होंगे।

(vii) हालाँकि, चूंकि खिलाड़ियों को तीन साल के नौकरी प्रशिक्षण के साथ तकनीशियन ग्रेड III में भर्ती की अनुमति है, इसलिए उन्हें 03 साल का प्रशिक्षण पूरा करने के बाद निचली वरिष्ठता पर अंतर-रेलवे अनुरोध स्थानांतरण की भी अनुमति दी जा सकती है।

5. आईआरईएम, खंड-I के पैरा 312 के अनुसार, एकतरफ़ा अनुरोध स्थानांतरण ” रिलेवेंट ग्रेड” में प्रभावी होते हैं। अभिव्यक्ति ” रिलेवेंट ग्रेड” वह ग्रेड है जहां सीधी भर्ती का तत्व होता है। एकतरफ़ा अनुरोध स्थानांतरण के लिए रिलेवेंट ग्रेड है या नहीं के लिए जीएम स्वयं निर्णय ले सकते हैं कि रिलेवेंट ग्रेड है या नहीं।
6. स्थानांतरण के अनुमोदन की तारीख से स्थानांतरित कर्मचारी को नई यूनिट में वरिष्ठता प्रदान करना वांछनीय/व्यवहार्य नहीं हो सकता है, जब कर्मचारी वास्तव में मूल यूनिट में काम कर रहा हो। कर्मचारी को कार्यमुक्त करने के लिए हर संभव प्रयास किया जाना चाहिए। अगर कार्यमुक्त करने के देरी हो रहा तो देरी का विशिष्ट कारण को सीनियर डी पी ओ/ डब्ल्यू पी ओ द्वारा डी आर एम/ सी डब्ल्यू एम के समक्ष रखा जाना चाहिए।
7. रेलवे बोर्ड द्वारा यह निर्णय लिया गया है कि कर्मचारी को प्राप्तकर्ता रेलवे द्वारा जारी की गई एन ओ सी छह महीने की अवधि के लिए वैध होनी चाहिए, और यदि संबंधित कर्मचारियों का स्थानांतरण इस अवधि के भीतर नहीं होता है, तो ऐसे मामलों में एनओसी को अनिवार्य रूप से पुनः मान्य किया जाना चाहिए। एनओसी की वैधता की पुनः पुष्टि के बाद ही कर्मचारियों को स्थानांतरण पर कार्यमुक्त किया जाना चाहिए।
8. रेलवे द्वारा ऐसे अंतर-रेलवे स्थानांतरण अनुरोध अग्रेषित किए जाएं जहां यह सुनिश्चित हो कि स्थानांतरण की मांग करने वाले रेलवे द्वारा स्वीकृति के मामले में कार्यमुक्त करने की उचित संभावना हो।

ऐसा करते समय, विभागीय पदोन्नति/ अन्य रेलवे/ मंडलों से अंतर-मंडलीय/अंतर-रेलवे स्थानांतरण और आर आर बी इंडेंट के माध्यम से कैडर में शामिल किए जाने वाले संभावित कर्मचारियों की संख्या जैसे विभिन्न कारकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए,  ताकि एक बार एनओसी प्राप्त होने पर संबंधित कर्मचारी को शीघ्र कार्यमुक्त किया जा सकेगा।